Hiç Aynaya baktınız mı ?
Bilgisayarla çalışmanın en büyük kuralı disiplindir. Yani herşeyi bilgisayarın koyduğu kurallar çerçevesinde yerine getirdiğinizde işlerinizi yapabilirsiniz. Aksi halde bilgisayar sizin yardımcınız olmaktan çıkar ve sorun yaratan makina haline gelir. İşlerimizi kolaylaştırsın diye kullandığımız bilgisayar ve üzerindeki programlardan istediğimiz verimi almak yazılı olmayan ama uygulanması gereken kurallara uymaktan geçer.
Bu çalışma şekli şirketler içinde geçerlidir. Şirketlerde tüm fonksiyonların faaliyetlerini belli bir disiplin altında toplamak ve koordine etmek amacıyla satın aldıkları Kurumsal Kaynak Programlarının (ERP) getirdiği kurallara ya uymak ya da uydurmak zorundadırlar. Bu tür programlar, departmanlarda yapılan işleri belli bir disiplin altına alarak sistem içinde tutmak için yazılmışlar ve şirket yöneticileri daha doğrusu patronlarda “aman işi kontrol altında tutayım” düşüncesiyle bunları şirketleri için satın almışlardır. Ama almadan önce hiç aynaya bakmışlar mıdır ? Bu sorunun cevabı çoğunlukla hayırdır.
Piyasada belli başlı ERP programları mevcut olup bunlar çoğunlukla kulaktan duyma yöntemlerle satın alınmaktadır. Henüz kurumsallığa geçememiş şirketler için bu tür programları hakkıyla kullanmak çok zordur. Yapılan işlerin tanımı olmayan, anlık kararlarla yönetilen, öngörü ve vizyondan yoksun, her türlü güven konusunda ciddi sorunları olan şirketlerde ERP, fitili çekilmiş dinamite benzer. Onca yatırım sonrasında elde ne var sorusunun yanıtı ne yazık ki sıfırdır ! Bu arada şirket içinde pamuk ipliği ile bağlı olarak yürüyen işlerde arapsaçına dönmüştür. Tam bir kaos durumudur ERP uygulamasına geçiş ve sonrası.
ERP projesine başlayan şirketlere şu yöntemler sunulur ; Önce her fonksiyonda söz sahibi olan kişiler belirlenecek. Bu kişilerin zamanın büyük bir bölümünü ERP projesine harcamaları istenecek. İş akışları, hiyeraşik düzen, onay mekanizmaları tekrardan gözden geçirilmesi istenecek. Tüm bu faaliyetlere şirketin her kademesindeki çalışanların katılımı istenecek. Bu arada ERP uyarlaması için gelen danışmanlara şirketin iş yapış şekilleri detaylı olarak anlatılacak, anlamaları beklenecek ve buna göre alınacak kararlarda yol göstermeleri beklenecek. Tüm bunları yaparkende şirket çalışmaya devam edecek ve işlerin yürümesi, durmaması istenecek. Bir koltuğa iki karpuz sığar mı ?
Karar alınamayan durumlarda çoğu kez üst yönetime başvurulur. Olay anlatılır ve alternatifler arasından seçim yapılması istenir. İşte bu durumda şirket üst yönetiminin işi nasıl gördüğü, hangi detaylarda bildiği ortaya çıkar. Tam bir sorgu odası görünümü...Gereğinden fazla sayıda toplantı, uzayıp giden saatler ve çoğu kişinin harcanan zamanlarında arkada bekleyen günlük işleri...Bu arada bazı çalışanlar ERP projesi nedeniyle şirket içinde birden önemli şahsiyet haline gelmişlerdir. Bunun sonucunda bazı kaprisler, çekememezlikler, niye o neden ben değil şeklinde fısıldaşmalar...
Birde buna bilgi işlem departmanlarının artan iş yükleri eklenince yürüyen bazı işlerde kesintiler aksamalar kaçınılmaz olur. ERP projelerinin bilgi işlem departmanına ait bir proje olmadığı bilinmediğinden işlerin bilgi işlem tarafından yürütülmesi, takip edilmesi hatta sonuçlandırılması istenir.
Sorunları bu şekilde yazarak çoğaltmak mümkün. Kısaca aktarmaya çalıştığım bu konuda başta dediğim gibi önce aynaya bakılmalı ve kendimizi iyi tanımalıyız. Şirketimizi, çalışanlarımızı, yapabileceklerimizi ve yapamayacaklarımızı baştan tartarak, bilerek yola çıkmak gerek. ERP uzun ve dikenli bir yoldur. Bunun öngörüsü mutlaka yapılmalı ve bilinmelidir. Gerekli önlemler ve tedbirler alınarak özellikle çalışanlar bazında görevlendirmelere dikkat edilmelidir. ERP projesine başlarken ki çalışan sayısıyla ERP sonrasındaki eleman sayısı aynı kalmayacaktır. Ya ayrılanlar olacak ya da daha fazla çalışan...Her iki durumda Sürprizdir şirket üst yönetimi için ve beklenen sonuç değildir.
Kurumsal olmak nasıl bir süreç bir zaman isterse, ERP kullanımı da bir süre ister. Hazırlık ister. Bunu yapmadan “hadi ERP alalım ve kullanalım” demek hayalcilikten başka bir şey değildir. ERP satan firmalarla işbirliği içine girmeden önce iki defa düşünülmeli.
Son Söz : Artık ERP sonrasında hiçbir şey eskisi gibi olmayacaktır. !
Ahmet V. ÖZKAN
aozkan@bilgisite.com
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder