Asıl tehlike içerde, dışarda değil !

Merhabalar,

Bir BT yoneticisi, sirketlere uygun guvenlik politikalarini belirlemek, uygulamaya almak ve yurutmek konusunda gorev yapmaktadir. Ancak ozellikle sirket ust yonetiminden gelen ve asagida kisaca ozetlemeye calistigim durumlarda guvenlik aciklari olusmakta. Bu gibi durumlarla karsilasan BT yoneticisi arkadaslarin fikirlerini almak isterim.

• Yonetim kurulu baskani, uyelerinin hatta sirket genel muduru ve genel mudur yardimcilarinin internete direkt cikmak istemeleri (yani bir proxy kullanmadan ve direkt firewall uzerinden) durumunda tum guvenlik politikalarinin disina cikmis olmazlar mi ?
• Ayrica bu kisilerin facebook ve benzeri sitelere giris yapmak istemeleri, internetten muzik veya diger programlari download etmeleri, hatta MSN kullanma gibi durumlarinda hangi guvenlik politikasıni yada urununu kullanabilirsiniz ?
• Bu kisilerin bilgisayarlarinda kurulu olan virus tarama programlarina guvenmek ne kadar sagliklidir veya yeterlimidir ? Bu bilgisayarlarin USB’lerinden cesitli dosya alisverisleri ile diger bilgisayarlara virus veya diger zararli programlarin bulasmasina engel olunabilir mi ?
• Ozellikle notebook kullanicilarinin wireless kullanarak TTNET WIFI gibi yerler uzerinden kendi kisisel abonelikleri ile internete cikmalari durumuna nasil engel olunabilir ?
• Gene notebook kullanicilarinin sirket ortaminin disindayken interneti kullanmalari durumunda sanirim sadece virus tarama programlarina guvenmekten baska caremiz yok degil mi ?
• Sirkete gelen danismanlarin sirket network hattina bagli iken, internet hattini kullanarak disardaki diger sistemlere baglanmak istemeleri (danisman olarak diger sirketlerede destek vermek zorunda olduklarindan), MSN ve benzeri programlari kullanmak istemeleri durumunda politikalar nasil revize edilmekte ?
• Sirket ust duzey kullanicilarinin bilgisayar kullanim bilgilerinin –istisnai durumlar haricinde- oldukca yetersiz olduguda gozonunde bulundurursak nasil bir yontem izlenmelidir ?

Yukaridaki bu tespitleri arttirmak mumkun ama ben sizlerin zamanini almamak icin ilk aklima gelenleri yazdim. Bu gibi durumlar karsisinda guvenlik urunlerini arttirmak mumkun olmakla beraber getirecegi mali yukleri sirket ust yonetimine anlatmak ve kabul ettirmekte mevcut kriz durumunu da goz onunde bulundurursak cok zor gibi …Ayrica sisteme cesitli guvenlik uygulamalarini entegre etmekte beraberinde bir yigin sorunu hatta BT yonetimi acisindan karmasayi da getirmektedir. Bu yazdıklarımdan sakın ola, konu hakkında bir şey bilmiyorum ve öğrenmek istiyorum gibi bir durum anlaşılmasın. 25 yıllık BT yöneticisi olarak karşıma çıkanları, yaşadıklarımı, duyduklarımı paylaşmak istedim.

Biraz keskin bir soru olacak ama o zaman onca yazilim, urun ve guvenlik konusunda BT yoneticilerinin ugrasilari bir kisir donguden mi ibaret ?

Bu sorular cercevesinde yakin cevremde yaptigim kisa arastirmalarda aldigim cevaplari paylasmak istiyorum ;

“Sana katılmamak mumkun degil, hepimiz ayni dertten muzdarip degilmiyiz. Sen istedigin kadar paronaya yap, guvenligi maximuma cikar , içerden bir kullanici memory stick’i pc ye taksin
sonuc ortada… Egitim sart peki bir kerelik eğitim etkilimi ? ?) saniyorum anladiniz . Eğitmenmiyiz, BT cimi? ?) bunu değistirmek zor. Daha cok isimiz var .”

Bu arkadasim benzer sorunlarla karsilastigindan halden anliyor ve durumun carpikligini dile getiriyor.

“Cevap basit.
Bu tip genel guvenlik politikası harici seyler isteyen yetkililere kendiniz adına bir muvakkatname hazırlatıp imzalatın. İstediginiz sey sirketin genel bilgi sistemleri guvenlik politikasına aykırıdır ve risk icermektedir.
Bu eylemi saglamam halinde olusabilecek sorunlardan ben mesul degilim.

Yarın bi gun bu istek neticesi olusacak sorun , is gucu , zaman ve para kaybından sorumlu olmazsanız en azından basınız agrımaz.”

Bu arkadasim ise, cozumu basite indirgemiz ama hayat ve calisma kosullari o kadar basit degil. Karşında Yonetim Kurulu başkanı veya Genel Müdür varsa imza almak ne kadar mümkün olabilir ? Ayrica bir sorun çıktığında gene uğraşacak, gece uykusuz kalacak BT yöneticileri değil mi ?

“BT yoneticilerinin YK'a bazi seyleri anlatabilmenin zorluklarini iyi bilirim fakat bu konuda da 1 musibet 1000 nasihatten iyidir seklinde yaklasirsak
bir guvenlik kontrolu/denetimi yaptirabilir rapor hazirlanabilir.Hazirlanan raporu ve riskleri goren YK'ya bazi seyleri sizin disinizda biriden duymak "iyi" gelebilir ! :)
belkide , ozaman konunun onemini anlayabilirler belki yatirim karari alabilirler ; Tecrubeyle sabittir.

Daha sonra sirketinizin BT alt yapisi icin belirli standartlari ornek gosterebilir ve bu standartlari yakalamayi hedefleyen bir proje ile YK'a gidebilirsiniz. ( ITIL , Cobit , ISO 27001 vs vs ... )”

Bu arkadaşım ise, konuya teorik yaklaşmakta ve çözüm önerilerini getirmektedir. BT yöneticisinin yapamadığını dışardan bir danışman ya da danışmanlık firmasına yaptırmak gerekiyor. Zaten danışmanlarında görevleri bu değil mi ? Bu da başka bir yazı konusu olacak kadar derin.

“Değiştiremiyorsan sen firmanı değiştir ve kurumsal bir firmaya geç”

Bir arkadaşım ise konuya çok daha keskin bir çözümle yaklaştı. Eğer olmuyorsa işi değiştireceksin ve kurumsal bir firmaya geçeceksin. Sanki tüm kurumsal firmalarda bu sorunlar yok mu ? dışardan devasa görünen şirketlerin BT sistem ve ekiplerinin aslında ne kadar düşük seviyede olduklarını 25 yıllık tecrübeyle o kadar çok gördüm ki ?

Güvenlik ürünlerinin daha çok dışardan gelen tehditler ve saldırılar için tasarlanmıştır. Bence asıl tehlike içerde. İçerdeki kullanıcılar ve yaptıkları BT sistemleri için asıl büyük tehdit oluşturmaktadır. Bunları engellemek o kadar koaly olmuyor. Hele dağınık sistemlere sahip iseniz. Her bir lokasyon için yatırımlar yapmak ve bunları yönetmek, kontrol etmek için geniş ve bilgili ekiplere ihtiyacınız var. Ayrica yatırımın büyüklüğünü de sanırım gözünüzde canlandırıyorsunuzdur. Konu derin ve uzun buradan anlatmak zor. Hani bazı şeyler vardır ya anlatılmaz ancak yaşamak gerekir işte öyle bir şey…

Konu hakkında sorularım ve aldığım cevaplar özetle bunlar. Siz ne düşünüyorsunuz ?

Sistem Odası Tasarımı ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Sistem odalarını kurarken onceden planlama yapilmalidir.
• Sistem odasında sistemlerin kabinlerin yerleştirilmesini kagit uzerinde yapilmali ve ileride buyume ve genisleme sartlari gozonunde bulunulmalidir.
• Sistem odasinin topraklamasi binanin topraklamasindan ayri olarak yapilmalidir.
• Sistem odasinin elektrik dagitim panolarinin ayri olmasi ve mumkunse kat panolarindan ayri olarak direkt giristen beslenmelidir.
• Sistem odasina, sicaklik-nem-giris kontrol sistemleri kurulmali ve kontrol disi durumlarda SMS ile uyari sistemleri ile desteklenmelidir.
• Sistem odasina kesinlikle guvenlik kameralari yerlestirilmelidir. Ozellikle mesai saatleri disinda girisler oldugunda alarm ve SMS ile uyari sistemleri kurulmalidir.
• SMS ile uyari sistemlerinin calisir oldugunu gozlemlemek icin belli saatlerde sistemden olagan mesajlar atilmalidir. SMS sisteminin calistiginin da kontrol edilmesi gerekir.
• Sistem odasinin sogutulmasi icin klima sistemlerinin tabandan sogutma sistemli olmasini tercih ediniz. Split ya da kabin tipi klimalar hava sirkulasyonlarinda saglikli sonuclar vermez. Ayrica bu klimalarinda elektrik sistemleri ayri olmalidir. Klima bakimlarini zamaninda yaptirmaniz gerekir. Bu islemleri Idari Isler departmani ile ortaklasa ya da BT olarak kendi basiniza yaptirabilirsiniz.
• Sistem odasinin UPS’i mumkunse bina sistemi ile ayri olmalidir. Bu durumda BT’ye iki UPS sisteminin kontrol etme sorumlulugu getirecegini de unutmamak lazim.
  Bina jenerator sisteminin calisir durumda olmasi sistem odalarinin guvenligi icin onemli oldugunu kesinlikle unutmayiniz. Jeneratorun bakimi hatta mazotunun calisip calismadigini da BT sorumlulugundadir. Bu yuzden Idari isler departmanina birakmamakta fayda var.
  Bina icindeki genel guvenlik elemanlari ozellikle mesai saatleri disinda olabilecek acil durumlarda sistem odasina girebilecekleri icin (yetkili BT personeli gelene kadar) yetki verilmesi uygun olacaktir.
• Ozellikle elektrik kesintilerinde UPS’in devreye girmemesi ya da jeneratorun devreye girmemesi durumlarinin da kontrol altina alinmasi gerekmektedir. Mesai saatleri disinda guvenlik elemanlarinin bu tur durumlarda isik-ses ile uyarilmalari uygun olacaktir.
  UPS akulerinin sarjli olmasina ve elektrik kesildiginde ne kadar zaman dayanacaklarini kontrol altinda tutunuz. Elektrik kesintilerinin ya da gerilim degisimlerinin cok oldugu yerlerde UPS akuleri zamanla etkilerini kaybedebilirler.
• Kapi giris kontrol sisteminin ve kartlarin ozellikle sistem odasina giris yapan elemanlarin ayrilmasi durumda guncellenmesi atlanmamalidir.
  

1. Yangın
   Bilgisayar sistemleri yangına karsı oldukça zayıf bir korunmaya sahiptirler. Yangın bilgisayarları dogrudan yakarak zarar veremese bile, yüksek sıcaklık sabit disklerin ve kartlar üzerindeki tüm lehimlerin erimesine neden olabilir.
   1980’lerin sonunda Halon gazı temelli yangın söndürücülerin, sistem odalarının yangın korumasında uygun oldugu düsünülmekteydi. Halon gazı, atesin kimyasalreaksiyonunu keserek yangını söndürmekte, su gibi elektrik iletkenligi özelligi de göstermemektedir. Ancak Halon gazı bogucu niteliktedir, ölümlere sebebiyet verebilir. Ayrıca ozona zarar vermemek amacıyla karbondioksit (CO2) temelli söndürücülerde kullanılabilmektedir.
   Oncelikle sistemleri acilen kapatiniz (dugmesinden degil) Bu konuda onceden hangi sistemlerin hangi sirada ve kimler tarafindan kapatilacagini biliniz ve zaman zaman bunu test ediniz.
   Sistemleri kapattiktan sonra Elektrik sistemlerini devre disi birakiniz (salterleri kapatin)
   Tasınabilir yangın söndürücünün kapıya olabildigince yakın olmasını ve sistem odasına girme yetkisine sahip personelin bu söndürücüyü kullanabilme konusunda yeterli deneyim sahibi olmalidir.
   Yangın söndürücünüzün yeniden doldurulması gerekip gerekmedigine iliskin durumunu aylık olarak kontrol ediniz. Göstergelerinde kontrol edilmesini hatırlatalım. Bu konuyu sirketinizin Idari isler departmanina birakmamanizi oneririm.
   Eger otomatik bir yangın alarm sisteminiz varsa, sistemin yanlıs alarm ve acil durumlarda durdurulabilir oldugunu denetleyiniz. Calisir gozukur ama calismaz !
   Yakın çevrede, yangını ya da yanlıs alarmı fark edenlerin kullanabilecekleri bir telefonun bulunmasını saglayınız. Yanina itfaiyenin ve polisin acil numaralarini da yazmayi ihmal etmeyin.
2. Duman
   Duman, bilgisayar sistemlerine derinden zarar verir. Bilgisayar disklerinin kafalarına,optik disklere ve teyp sürücülerine etki eder.
   Sistem odasında sigara içmelerine izin vermeyiniz.
   Sistem odasına mutlaka duman dedektörleri yerlestiriniz. Aylik olarak test etmelisiniz.
   Yükseltilmis zeminin oldugu odalarda zeminin altına, alçaltılmıs tavanın oldugu odalarda tavanın üstüne duman dedektörleri yerlestirmelisiniz.
   Uygun oldugu takdirde, hem zeminin altına hem de tavanın üzerine dedektör yerlestirmekten kaçınmayınız.
3. Toz
   Duman gibi, toz da disk kafalarında birikerek disklerinizi çalısmaz hale getirebilir. Uzun vadede hem kayıt kafasına hem de disk kayıt ortamına birikerek onlari calismaz hale getirir ve bir anda verilerinize ulasamazsiniz. Havada bulunan tozun büyük bölümü elektriksel olarak iletkendir. Bir çok bilgisayar sistemlerinde, sogutma vantilatörleri aracılıgı ile hava sistem içerisinde çekilmekte ve arkadaki fanlardan disariya atilmaktadir. Bu hava alisverisi sirasinda havanin icinde bulunan tozlar sistemlerin icinde kalabilir ve zamanla temizlik yapilmadigi durumlarda birikerek zararli olmaya baslarlar.
   Sistem odanızı olabildigince tozdan arındırınız. Ozellikle yukseltilmis tabanlara dikkat edin. Sistem odasına girerken ayakkabılarınızı temizlemenizi oneririm. Odaya ne kadar az giris olursa o kadar iyi. Ayrica odanin tabanini haftada bir paspaslamayi unutmayin.
   Eger bilgisayarlarınızın hava filtreleri varsa, periyodik olarak degistiriniz ya da temizlenebilir türde ise temizleyiniz.
   Bilgisayar sistemlerinin temizliginde kullanmak üzere bir kompresör edininiz ve periyodik olarak kullanılmasını saglayınız.
4. Deprem
   Ozellikle ulkemizin bir deprem kusaginda oldugunun hatirlanmasiyla bu konuda binanin saglamligi ile dogru orantilidir. Ancak depremler her zaman yikici olmaz. Bu yuzden deprem sirasinda ki sallantilardan sistemlerin etkilenmemesi sizin sorumlulugunuzdadir.
   Sistemlerinizi kabinlere montaj ediniz.
   Kabinlerin altindaki tekerlekleri sabitleyiniz. Boylece hareket etmelerini engellemis olursunuz.
   Sabitlenmemis hicbir sistemin olmadigindan emin olun. Ozellikle kucuk switchler, modemler konusunu gozardi etmeyin.
5. Patlama
   Bilgisayar sistemleri patlamaz ama bina icindeki dogal gaz ve benzeri yanici bilesenlerden dolayi binaniniz dolasiyle bilgisayar sistemleriniz zarar gorebilir.
   Sistem odanızın yerini, patlama için merkez olabilecek istasyonlardan uzak olacak biçimde seçiniz.
   Yedeklerinizi patlamaya dayanabilecek kasalar içerisinde, ya da daha iyisi bina dısında güvenli mekanlarda saklayınız.
6. Sicakliklik ve Nem
   Sistem odalarinin sicaklik seviyelerinin 18-22 derece arasinda olmasi normaldir. Bu degerlerin alti ve ust degerleri sistemlere zarar verecektir.
   Sistem odanıza bir sıcaklık ve nem alarmı yerlestirerek çok sıcak ve çok soguk durumlarda alarmların olusturulmasını saglayınız.
   Bilgisayar sistemlerinizi duvarlara çok yakın yerlestirmemeye özen gösterin. Boylece hava akimini engellememis olursunuz. Sistemler onden sicak havayi alir ve arkadan verir. Bu yuzden duvara yakin yerlestirdiginiz takdirde, havalandırmayı engelleyerek bilgisayarlarınızın iç sıcaklıklarının yükselmesine neden olabilirsiniz. bilgisayarlarının her kenarının duvardan 15-20 cm açıkta olmasını önerilir.
   Kablolamalarin hava akimini engellemeyecek sekilde yapilmasini ve ozellikle fanlara gelmeyecek sekilde duzenleyiniz.
   Yukseltilmis tabanlar, sistem odasini soguturken kacak noktadirlar. Ozellikle sistem odasinin cevresindeki sicak havayi sistem odasina tasirlar. Bunun icin yalitimi iyi yapin.
   Sistem odasinda pencere varsa pencereleri filmle kaplayiniz. Hem guvenlik acisindan (disardan gorunmesi engellenmis olur) hem de sicakligi engeller.
   Yerden uflemeli (tabandan) klima sistemlerinin kullanilmasini tavsiye ederim.
7. Bocekler
   Her turlu hasarat sistemlerinize zarar verebilirler. Ozellikle temiz olmayan sistem odalarinda (boyle bir sistem odasi olmaz herhalde!) olusan orumcekler bir toz toplama istasyonu hale gelirler.
   Yukseltilmis taban ve tavanlarin yalitimlarina dikkat edilmelidir. Ozellikle kemirgen turu bocekler kablolari kemirirerek zararli olabilirler.
   Ilaclama ya da tabletlerle boceklere karsi onlem aliniz. Bunu binanin her yerinde uygulamalisiniz. Network kablolari ya da fiber optik kablolarin zarar gormesi kesintiye neden olacaktir. İdari isler departmani ile ortaklasa calisma yapmaniz faydali olacaktir.
8. Elektriksel Gürültü
   Motorlar, fanlar ve bazı hizmet birimleri ürettikleri elektriksel gürültü nedeniyle diger bilgisayar sistemlerine zarar verebilirler. Gürültü, hava yoluyla ya da birbirine yakın güç kabloları aracılıgı ile tasınabilir.
   Bilgisayar sistemlerinize güç saglayan devre üzerinde büyük bir baska cihazın çalısmamasını garanti ediniz.
   Ttüm kabinlerinize ayrı güç ve toprak kablolaması yaptırınız.
   Bilgisayar sisteminizin güç kaynagına bir hat filtresi ekletiniz.
   Cep telefonları, walkie-talkie’ler ve her türlü radyo alıcı ve vericileri bilgisayar sistemlerine zarar verir. Özellikle güçlü vericiler, bilgisayar sistemlerinize kalıcı zararlar verebilirler.
   Her türlü alıcı ve verici, bilgisayar sistemlerinden, kablolardan ve çevre birimlerinden en az 2.5m uzakta tutulmalıdır.
9. Yıldırım
   Yıldırımlar, ani gerilim dalgalanmaları yaratarak bilgisayar sistemlerinize zarar
   verebilirler. Eger binanızın paratoneri varsa, yıldırım paratonere çarptıgı andan toprakla bulusana kadar akım geçen tüm yol üzerinde ciddi bir manyetik alan yaratır.
   Sistem odanizin, paratoner sisteminin gectigi kablolamadan etkilenmeyecek bir yere kurunuz.
   Binanizi paratoner ya da paratoner cerceve sistemleri ile kaplayiniz. Ozellikle celik konstruksiyon uzerine kurulmus olan binalarda konstruksiyonlarin her kosesini topraklama yaparak kafes sistemi olusturarak yildirimlara engel olabilirsiniz.
10. Titresim
    Titresim, uzun sürede bilgisayar sistemlerine zarar verebilir.
    Sistemlerinizi kabinler icine monte ederken sabitlemeyi cok iyi yapmalisiniz. Vidalamanin saglam olmasina dikkat ediniz.
    Kablolari sistemlerinizin uzerine birsey koymayiniz hatta kablolari bile !
11. Su
    Su, sistemlerinizin en buyuk tehlikesidir. Hem kisa devre yaparak daha buyuk tehlikelere neden olabilecegi gibi sistem icinde zararda verebilirler.
    Sistem odanizin taban ve tavanlarina su dedektorleri yerlestiriniz.
    Sistem odanizda umarim acilabilir pencere yoktur.
12. Yiyecek ve içecekler
    Sistem odasi icine kesinlikle yiyecek ve içecekle girilmemelidir. Ozellikle gece calismalari sirasinda bu tur kazalar herseyi berbat edebilir.
13. Bilinçli Saldırılar
    Sistem odasinin taban yada tavanı duvarla bolunmus degildir. Bu yuzden buralardan gelebilecek tehliklere karsi dikkatli olmalisiniz. En iyisi buralari duvar ormekle girislere engel olabilirsiniz.
    Tabii sistem odalarinin kapilarini da kontrol altina almalisiniz.
    Pencerelerin sistem odalari icin ne kadar tehlikeli olduklarini birkez daha guvenlik acisindan tekrarlamis olalim.
    Yönetici olarak...
    Bina ve sistem odası elektrik sistemine hakim olun. Topraklamayı sakın ihmal etmeyin !
    Idari işler departmanı ile ortaklaşa hareket etmelisiniz.
    Sistem odasına, ısı-hareket-nem gibi bilgileri kontrol eden ve aşırı durumlarda SMS atan sistemler kurun.
    Acil durum eylem planınız olsun ve sistemlerinizin kapanma sırasını belirleyin.
    UPS ve Jeneratör sistemlerinin kontrol ve bakımlarını asla ihmal etmeyin.

Notebook'lar için güç tüketim değerleri

Merhabalar,

Elime gecen bir bilgiyi sizlerle paylasmak istiyorum. ABD’de yapilan bir arastirma sonucunda notebook guc tuketiminin dagilimi asagidaki gibi.

Ekran : 43%
Chipset : 21%
İşlemci : 9%
Grafik kart : 8%
Hard Disk : 5%
Network : 4%
Diğer : 10%

Görüldüğü üzere ekran ve ekrandaki grafikler, resimler ve yoğunluk notebook guc tuketiminin yarisindan fazlasi. Ekran uzerinde ne kadar az ikon olursa, arka plan resmi kullanilmazsa, yogunluk degerleri normal haline getirilirse daha az enerji tuketilecektir. Ayrica cogu notebook uzerinde bulunan "Guc Tuketim Ayarlama" seceneklerini aktif olarak kullanmanizi oneririm.

Ilave olarak notebook ile calisirken guc kablosunu cikartin ve aynen cep telefonlarinda oldugu gibi pil bittikten sonra sarj edin. sarj ederken notebook kullanmamaya ozen gosterin.

Bir iki ayarlamalarla ve biraz dikkatle daha uzun zaman istediginiz yerde istediginiz gibi notebook ile enerji ihtiyaciniz olmadan calismaniz dilegiyle...


Bilgilerinize…

ERP sistemi satın alırken dikkat edilmesi gereken faktörler

Kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımlarının kurum içinde kullanılmasına karar vermeden önce göz önünde bulundurulması gereken noktaları burada aktarmaya çalışmaktayim. Ozellikle bilgi teknolojileri yönetici penceresinden bakarak; olayları, zorlukları, gorevleri kısaca BT departmanı olarak neyi yapmak gerek neyi yapmamak gerek bunlari kendi tecrubelerime göre anlatacağim.

ERP Projeleri BT projesi değildir ! Şirket Projesidir…

• ERP satın alma işlemi öncesinde ve sonrasında projelerin kesinlikle BT departmanı tarafından yürütülmemes,i koordine edilmemesi gerekir. BT sadece katılımcı olmalı ve özellikle sistem, entegrasyon (diğer sistemlerle bilgi alışverişi) konularında proje ekip üyesi olarak görev almalıdır.
• Eğer şirket üst yönetiminin bu projeye katılımı yoksa o şirket için ERP projesi başarısızlığa mahkumdur. En tepeden başlayarak şirketin tüm departmanlarının katılımı olursa o zaman ERP başarılı olur. Aksi takdirde başarı beklemek hayal kurmaktan öteye gidemez.
  Eğer şirket yönetimi, araştırma yapmadan, şirkete uyumluluğunu analiz yapmadan kendisi karar verdiyse yapılacak bir şey yok. O proje için çalışmak akıntıya karşı kürek çekmek gibi bir şeydir.
• Şirket içinde özellikle üst yönetime direkt bağlı olarak oluşturulacak proje ekibinin tüm departmanların katılımıyla oluşturmanız gerekecektir. Ekibe katılacak kişileri belirlerken ; işletme körlüğüne sahip olmayanları, uzunca bir zaman beraber çalışacağınız kişileri, katılımcı kişilerden oluşturmaya bakın. Herkesi memnun edemeyebilirsiniz ama genel konsesyumu sağlanması gerekir.
• Şirket içinde bu sistemlere karşı çıkan, taş koyan en alt seviyeden en üst seviyeye kadar çalışanlarınızın olacağını unutmayın. Onları ikna etmek, işlerini kaybetmeyeceklerini anlatmak zorundasınız. Bence karşılarında olmayın , sizin gitmek istediğiniz yola, kollarına girip beraber yürümeye çalışın.
  

Aynaya bakıp hayal kurmayın ! Gerçekçi olun !

• Şirketlerin ERP sistemlerine geçmeden önce hazırlık yapmaları gerekmektedir. Çoğu şirket istim arkadan gelsin mantığıyla hareket ederek önce ERP sistemi alırlar sonra gerekenleri yapmaya başlarlar. Bu da gereksiz zaman ve para kaybı demektir.
• Önce iş süreçlerinizi tanımlayın. Ne, Neden, Nezaman, Nasıl, Kim, Nerede gibi sorulardan hareketle süreçlerinizi çıkartın ve belirleyin. ERP sistemlerinin getireceği kurallar ve iş yapış şekilleri ile sizin şirketinizin örtüşmesi gerek.
• Stratejik düşünerek, önce mevcut ihtiyaçlarınızı daha sonra da gelecekteki ihtiyaçlarınızı ortaya koyun. Varmak istediğiniz sonuca giderken yapmanız gereken çok şey olduğunu unutmadan hedeflerinizi ve zaman planlarınızı gerçekçi hazırlayın.
• ERP sistemleri genel olarak Muhasebe, Finans, Satış, Satın Alma, İnsan Kaynakları, Üretim gibi temel modüllerden oluştuğu gibi ilave olarak Müşteri İlişkileri yönetimi, Dağıtım-Lojistik, E-Ticaret, Portal gibi yan modüllerde mevcut olabilir. Hangi modülün gerekli olduğunu ve ne zaman devreye alınacağını belirleyin. Proje tekvimine göre işlerinize odaklanın ve aynı zaman diliminde en fazla iki modülü devreye alın.
• Şirketlerin kullanmakta oldukları satış-fatura-tahsilat-stok takibi gibi alt sistemler olabilir. Bunları, ERP sistemlerini entegre etmeniz gerekebilir. Tek yönlü ya da çift yönlü veri transferleri yapmanız gerekeceğinden alt sistemlerinize hakim olmanız ve onların üzerinde de yeni geliştirme ihtiyaçları ortaya çıkacaktır.

ERP Gelecek dertler bitecek ! Hayır bitmeyecek…

• Sakın tüm umutlarınızı ERP sistemlerine bağlamayın. Neticede bir program ve kendi başına hiçbirşey yapamaz , kullanacak olan kişilere bağlıdır. Kullanıcılar doğru değerleri , zamanında girmezlerse hiçbir işe yaramaz.
• ERP sistemlerine geçerken maliyetlerin artacağını hesap edin. Hatta geçtikten sonra her sene bütçeleri hazırlarken danışmanlık, lisans yenileme, bakım/onarım gibi ilave kalemlerin ekleneceğini unutmayınız.
• ERP sistemlerinin çalışması için gereken donanımlarınız yoksa yeni sistemleri almak zorundasınız. Yüksek memory , güçlü işlemci olmadan bu sistemler çalışmazlar. Bu sistemlerinde yıllık bazda işletim masraflarını bütçelerinize koymayı unutmayın !
• Özellikle BT departmanlarına oldukça fazla yük getirecektir. Raporlamalar, sistem yüklemeleri, yedek almalar hatta yedek sistem ihtiyaçlarının karşılanması gerektiğinden eleman ihtiyacı kesinlikle doğacaktır.
• ERP sistemini seçerken kriterlerinizi iyi belirleyin, bir kere aldıktan sonra geriye dönüp PARDON deme imkanınız yoktur.
• BT Departmanı içinde yazılım ve donanım konularında ilave personel ihtiyacı doğacağından bu ihtiyacı giderirken mevcut dengeleri korumakta zorlanabilirsiniz. ERP sistemleriyle ilgili personellerin ücretleri yüksek olduğundan yeni personellerle eskileri arasında dengesizlik olabilir bu da departmanda husursuzluk yaratır. Dış kaynak kullanımı bir çözüm olarak görünsede uzun vadede sorunlara neden olabilir.
  

Danışman firmanızı iyi seçin, Kurban olmayın !

• ERP sistemlerini seçerken mutlaka yanında bir danışman firmayı da seçmeniz gerekecektir. Bu firma ile ERP modüllerini hayata geçireceksiniz. Teknik ve fonksiyonel danışmanlardan oluşan bu firmayı seçerken çok dikkatli olun. Sektörünüzü tanıyan, sizin dilinizle konuşan, gelecek 5-10 yılda kalıcı olabilecek firmaları seçmenizi tavsiye ederim.
• Özellikle danışmanlarla birlikte çalışacağınız için bu kişilerin daha önce benzer projelerde görev almış, tecrübeli, iş bilen olmaları tavsiye edilir. Okuldan yeni mezun, sırf bu proje için alınmış olan danışman ! hiçbir işinize yaramayacaktır.
• Danışmanların kullanıcılarınıza verdikleri bilgiler, eğitimler, yol göstermelerin şirketinizle paralellik göstermesi gerekir. Burada aynı dilin kullanılıyor olması işlerinizi çok kolaylaştıracaktır. Ayrıca eğitim alan personellerinizi yedeklemeyi asla ihmal etmeyin. Bir bakarsanız personeliniz aldığı yeni bilgileri paraya çevirmiş. Yani daha iyi bir işe geçiyor olabilir.

ERP satın alırken nelere dikkat edilmelidir ?

Hiç Aynaya baktınız mı ?


Bilgisayarla çalışmanın en büyük kuralı disiplindir. Yani herşeyi bilgisayarın koyduğu kurallar çerçevesinde yerine getirdiğinizde işlerinizi yapabilirsiniz. Aksi halde bilgisayar sizin yardımcınız olmaktan çıkar ve sorun yaratan makina haline gelir. İşlerimizi kolaylaştırsın diye kullandığımız bilgisayar ve üzerindeki programlardan istediğimiz verimi almak yazılı olmayan ama uygulanması gereken kurallara uymaktan geçer.

Bu çalışma şekli şirketler içinde geçerlidir. Şirketlerde tüm fonksiyonların faaliyetlerini belli bir disiplin altında toplamak ve koordine etmek amacıyla satın aldıkları Kurumsal Kaynak Programlarının (ERP) getirdiği kurallara ya uymak ya da uydurmak zorundadırlar. Bu tür programlar, departmanlarda yapılan işleri belli bir disiplin altına alarak sistem içinde tutmak için yazılmışlar ve şirket yöneticileri daha doğrusu patronlarda “aman işi kontrol altında tutayım” düşüncesiyle bunları şirketleri için satın almışlardır. Ama almadan önce hiç aynaya bakmışlar mıdır ? Bu sorunun cevabı çoğunlukla hayırdır.

Piyasada belli başlı ERP programları mevcut olup bunlar çoğunlukla kulaktan duyma yöntemlerle satın alınmaktadır. Henüz kurumsallığa geçememiş şirketler için bu tür programları hakkıyla kullanmak çok zordur. Yapılan işlerin tanımı olmayan, anlık kararlarla yönetilen, öngörü ve vizyondan yoksun, her türlü güven konusunda ciddi sorunları olan şirketlerde ERP, fitili çekilmiş dinamite benzer. Onca yatırım sonrasında elde ne var sorusunun yanıtı ne yazık ki sıfırdır ! Bu arada şirket içinde pamuk ipliği ile bağlı olarak yürüyen işlerde arapsaçına dönmüştür. Tam bir kaos durumudur ERP uygulamasına geçiş ve sonrası.

ERP projesine başlayan şirketlere şu yöntemler sunulur ; Önce her fonksiyonda söz sahibi olan kişiler belirlenecek. Bu kişilerin zamanın büyük bir bölümünü ERP projesine harcamaları istenecek. İş akışları, hiyeraşik düzen, onay mekanizmaları tekrardan gözden geçirilmesi istenecek. Tüm bu faaliyetlere şirketin her kademesindeki çalışanların katılımı istenecek. Bu arada ERP uyarlaması için gelen danışmanlara şirketin iş yapış şekilleri detaylı olarak anlatılacak, anlamaları beklenecek ve buna göre alınacak kararlarda yol göstermeleri beklenecek. Tüm bunları yaparkende şirket çalışmaya devam edecek ve işlerin yürümesi, durmaması istenecek. Bir koltuğa iki karpuz sığar mı ?

Karar alınamayan durumlarda çoğu kez üst yönetime başvurulur. Olay anlatılır ve alternatifler arasından seçim yapılması istenir. İşte bu durumda şirket üst yönetiminin işi nasıl gördüğü, hangi detaylarda bildiği ortaya çıkar. Tam bir sorgu odası görünümü...Gereğinden fazla sayıda toplantı, uzayıp giden saatler ve çoğu kişinin harcanan zamanlarında arkada bekleyen günlük işleri...Bu arada bazı çalışanlar ERP projesi nedeniyle şirket içinde birden önemli şahsiyet haline gelmişlerdir. Bunun sonucunda bazı kaprisler, çekememezlikler, niye o neden ben değil şeklinde fısıldaşmalar...

Birde buna bilgi işlem departmanlarının artan iş yükleri eklenince yürüyen bazı işlerde kesintiler aksamalar kaçınılmaz olur. ERP projelerinin bilgi işlem departmanına ait bir proje olmadığı bilinmediğinden işlerin bilgi işlem tarafından yürütülmesi, takip edilmesi hatta sonuçlandırılması istenir.

Sorunları bu şekilde yazarak çoğaltmak mümkün. Kısaca aktarmaya çalıştığım bu konuda başta dediğim gibi önce aynaya bakılmalı ve kendimizi iyi tanımalıyız. Şirketimizi, çalışanlarımızı, yapabileceklerimizi ve yapamayacaklarımızı baştan tartarak, bilerek yola çıkmak gerek. ERP uzun ve dikenli bir yoldur. Bunun öngörüsü mutlaka yapılmalı ve bilinmelidir. Gerekli önlemler ve tedbirler alınarak özellikle çalışanlar bazında görevlendirmelere dikkat edilmelidir. ERP projesine başlarken ki çalışan sayısıyla ERP sonrasındaki eleman sayısı aynı kalmayacaktır. Ya ayrılanlar olacak ya da daha fazla çalışan...Her iki durumda Sürprizdir şirket üst yönetimi için ve beklenen sonuç değildir.

Kurumsal olmak nasıl bir süreç bir zaman isterse, ERP kullanımı da bir süre ister. Hazırlık ister. Bunu yapmadan “hadi ERP alalım ve kullanalım” demek hayalcilikten başka bir şey değildir. ERP satan firmalarla işbirliği içine girmeden önce iki defa düşünülmeli.

Son Söz : Artık ERP sonrasında hiçbir şey eskisi gibi olmayacaktır. !

Ahmet V. ÖZKAN
aozkan@bilgisite.com

İşlemciye Takılanlar

Ahmet ÖZKAN'ın Notu : Bu yazı 2001 yılında yazılmıştır.

Son zamanlarda bilgisayarımdan geçenleri sizlerle paylaşmayı istedim. Bakalım sizlerde neler uyandıracak ?


Oğlum ilkokula başladığında, yazma ve okumasına yardımcı olsun diye bilgisayardan faydalanmak istemiştim. Ancak daha ilk satırda “a” harfine takıldık. Okulda öğretilen harfi ile bilgisayardaki harf aynı değil !!!
Niye sorusunun cevabını veremedim. Üstüne üstlük bilgi işlemci babaydım ben...Font dizayn ederken niye böyle diye düşündüğümde bir çıkar yol bulamadım. Siz biliyor musunuz ???

E-groups üzerinde takip ettiğim bazı listelerde çok ilginç konular ve görüşler yer almakta. Ülkemiz insanın olaylara ve insanlara bakış açısını çok yakından tanıma fırsatını elde etmekteyim. Özellikle meclisimizin bilgisayar okuma ve yazma oranın ne seviyede olduğunu görmek ve onlardan bize uygun çözümler beklemek sanırım yakın değil... Bu tür gruplara katılarak, doğrudan muhatap olarak sorunlara ilgi göstermek vatandaş kesiminde çok büyük puanlar kazandırmakta... Aynı şekilde bu grupların aktif üyesi olarak sesini duyurmakta vatandaşlık görevi olsa gerek. Siz ne dersiniz ???

TT üzerinde spekülasyonlar had safhada. Internet vergisi çok konuşulmakta. Ancak TT’nin özelleştirilmesi gündemde olduğu için yatırımlar askıya alınmış ve bu yüzden iletişimdeki sorunların bu yılda devam edeceğini söylemek zor olmasa gerek. Böylece hem Internet kullanıcıları, hem de büyük şirketler, iletişim problemlerinden kurtulamayacaklar. Bundan dolayı da alternatif yazılım ve donanım çözümlerine yönelmenin ülkemizin kaynaklarını harcamak olduğunu düşünüyorum. Siz katılır mısınız ???

Yukarıdakine benzer bir biçimde, bilgisayar güncellemeleri ve yazılımların bir üst sürümüne geçiş modasından dolayı şirketlerin bilgi işlem yöneticileri kara kara düşünmekteler. Kullanılan makine ve yazılımların -en iyimser tahminle- %25’ini kullanabildiğimize göre yenisine geçmenin ne alemi var ?. Yurt dışına giden dolarlarımız çocuklarımızın geleceğinden çalınıyor. Siz katılıyor musunuz ???

Ekonomik darboğaz nedeniyle zor günler geçirmeye aday Internet Servis Sağlayıcıları nedeniyle bunlardan hizmet alan kurumsal şirketlerin iletişim alt yapılarının sekteye uğraması ihtimali baş göstermektedir. Yeterince iyi hizmet alamamak, sorunlara zamanında çözüm bulunamaması gibi servis sağlayıcılarından gelen aksaklıklara bir de TT’den gelenleri eklersek ne olacak bu işin sonu ? Kurumsal şirketlerin önünde alternatiflerin olmayışı ya da çok az olması başka sorunları doğuracak. Siz bunları yaşıyor musunuz ???

Son olarak sevindirici bir haberi paylaşayım. Daha önceki yazılarımda, üniversitelerde ki imkanları ve yaşadıklarımı sizlere aktarmıştım. Sağ olsun bu köşeyi de okuyanlar var mış !!!. Bir veritabanı şirketi benimle temasa geçerek eğitimsel katkıda bulunmayı teklif ettiler. Şimdi okul yönetimi ile temas halindeler. Umarım iyi bir şeyler çıkar. Ne güzel...

Bakalım haftaya işlemciden neler geçecek ...?