ERP sistemi satın alırken dikkat edilmesi gereken faktörler

Kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımlarının kurum içinde kullanılmasına karar vermeden önce göz önünde bulundurulması gereken noktaları burada aktarmaya çalışmaktayim. Ozellikle bilgi teknolojileri yönetici penceresinden bakarak; olayları, zorlukları, gorevleri kısaca BT departmanı olarak neyi yapmak gerek neyi yapmamak gerek bunlari kendi tecrubelerime göre anlatacağim.

ERP Projeleri BT projesi değildir ! Şirket Projesidir…

• ERP satın alma işlemi öncesinde ve sonrasında projelerin kesinlikle BT departmanı tarafından yürütülmemes,i koordine edilmemesi gerekir. BT sadece katılımcı olmalı ve özellikle sistem, entegrasyon (diğer sistemlerle bilgi alışverişi) konularında proje ekip üyesi olarak görev almalıdır.
• Eğer şirket üst yönetiminin bu projeye katılımı yoksa o şirket için ERP projesi başarısızlığa mahkumdur. En tepeden başlayarak şirketin tüm departmanlarının katılımı olursa o zaman ERP başarılı olur. Aksi takdirde başarı beklemek hayal kurmaktan öteye gidemez.
  Eğer şirket yönetimi, araştırma yapmadan, şirkete uyumluluğunu analiz yapmadan kendisi karar verdiyse yapılacak bir şey yok. O proje için çalışmak akıntıya karşı kürek çekmek gibi bir şeydir.
• Şirket içinde özellikle üst yönetime direkt bağlı olarak oluşturulacak proje ekibinin tüm departmanların katılımıyla oluşturmanız gerekecektir. Ekibe katılacak kişileri belirlerken ; işletme körlüğüne sahip olmayanları, uzunca bir zaman beraber çalışacağınız kişileri, katılımcı kişilerden oluşturmaya bakın. Herkesi memnun edemeyebilirsiniz ama genel konsesyumu sağlanması gerekir.
• Şirket içinde bu sistemlere karşı çıkan, taş koyan en alt seviyeden en üst seviyeye kadar çalışanlarınızın olacağını unutmayın. Onları ikna etmek, işlerini kaybetmeyeceklerini anlatmak zorundasınız. Bence karşılarında olmayın , sizin gitmek istediğiniz yola, kollarına girip beraber yürümeye çalışın.
  

Aynaya bakıp hayal kurmayın ! Gerçekçi olun !

• Şirketlerin ERP sistemlerine geçmeden önce hazırlık yapmaları gerekmektedir. Çoğu şirket istim arkadan gelsin mantığıyla hareket ederek önce ERP sistemi alırlar sonra gerekenleri yapmaya başlarlar. Bu da gereksiz zaman ve para kaybı demektir.
• Önce iş süreçlerinizi tanımlayın. Ne, Neden, Nezaman, Nasıl, Kim, Nerede gibi sorulardan hareketle süreçlerinizi çıkartın ve belirleyin. ERP sistemlerinin getireceği kurallar ve iş yapış şekilleri ile sizin şirketinizin örtüşmesi gerek.
• Stratejik düşünerek, önce mevcut ihtiyaçlarınızı daha sonra da gelecekteki ihtiyaçlarınızı ortaya koyun. Varmak istediğiniz sonuca giderken yapmanız gereken çok şey olduğunu unutmadan hedeflerinizi ve zaman planlarınızı gerçekçi hazırlayın.
• ERP sistemleri genel olarak Muhasebe, Finans, Satış, Satın Alma, İnsan Kaynakları, Üretim gibi temel modüllerden oluştuğu gibi ilave olarak Müşteri İlişkileri yönetimi, Dağıtım-Lojistik, E-Ticaret, Portal gibi yan modüllerde mevcut olabilir. Hangi modülün gerekli olduğunu ve ne zaman devreye alınacağını belirleyin. Proje tekvimine göre işlerinize odaklanın ve aynı zaman diliminde en fazla iki modülü devreye alın.
• Şirketlerin kullanmakta oldukları satış-fatura-tahsilat-stok takibi gibi alt sistemler olabilir. Bunları, ERP sistemlerini entegre etmeniz gerekebilir. Tek yönlü ya da çift yönlü veri transferleri yapmanız gerekeceğinden alt sistemlerinize hakim olmanız ve onların üzerinde de yeni geliştirme ihtiyaçları ortaya çıkacaktır.

ERP Gelecek dertler bitecek ! Hayır bitmeyecek…

• Sakın tüm umutlarınızı ERP sistemlerine bağlamayın. Neticede bir program ve kendi başına hiçbirşey yapamaz , kullanacak olan kişilere bağlıdır. Kullanıcılar doğru değerleri , zamanında girmezlerse hiçbir işe yaramaz.
• ERP sistemlerine geçerken maliyetlerin artacağını hesap edin. Hatta geçtikten sonra her sene bütçeleri hazırlarken danışmanlık, lisans yenileme, bakım/onarım gibi ilave kalemlerin ekleneceğini unutmayınız.
• ERP sistemlerinin çalışması için gereken donanımlarınız yoksa yeni sistemleri almak zorundasınız. Yüksek memory , güçlü işlemci olmadan bu sistemler çalışmazlar. Bu sistemlerinde yıllık bazda işletim masraflarını bütçelerinize koymayı unutmayın !
• Özellikle BT departmanlarına oldukça fazla yük getirecektir. Raporlamalar, sistem yüklemeleri, yedek almalar hatta yedek sistem ihtiyaçlarının karşılanması gerektiğinden eleman ihtiyacı kesinlikle doğacaktır.
• ERP sistemini seçerken kriterlerinizi iyi belirleyin, bir kere aldıktan sonra geriye dönüp PARDON deme imkanınız yoktur.
• BT Departmanı içinde yazılım ve donanım konularında ilave personel ihtiyacı doğacağından bu ihtiyacı giderirken mevcut dengeleri korumakta zorlanabilirsiniz. ERP sistemleriyle ilgili personellerin ücretleri yüksek olduğundan yeni personellerle eskileri arasında dengesizlik olabilir bu da departmanda husursuzluk yaratır. Dış kaynak kullanımı bir çözüm olarak görünsede uzun vadede sorunlara neden olabilir.
  

Danışman firmanızı iyi seçin, Kurban olmayın !

• ERP sistemlerini seçerken mutlaka yanında bir danışman firmayı da seçmeniz gerekecektir. Bu firma ile ERP modüllerini hayata geçireceksiniz. Teknik ve fonksiyonel danışmanlardan oluşan bu firmayı seçerken çok dikkatli olun. Sektörünüzü tanıyan, sizin dilinizle konuşan, gelecek 5-10 yılda kalıcı olabilecek firmaları seçmenizi tavsiye ederim.
• Özellikle danışmanlarla birlikte çalışacağınız için bu kişilerin daha önce benzer projelerde görev almış, tecrübeli, iş bilen olmaları tavsiye edilir. Okuldan yeni mezun, sırf bu proje için alınmış olan danışman ! hiçbir işinize yaramayacaktır.
• Danışmanların kullanıcılarınıza verdikleri bilgiler, eğitimler, yol göstermelerin şirketinizle paralellik göstermesi gerekir. Burada aynı dilin kullanılıyor olması işlerinizi çok kolaylaştıracaktır. Ayrıca eğitim alan personellerinizi yedeklemeyi asla ihmal etmeyin. Bir bakarsanız personeliniz aldığı yeni bilgileri paraya çevirmiş. Yani daha iyi bir işe geçiyor olabilir.